经过数轮小范围的吹风、沟通、争论乃至妥协,马明远团队数易其稿的《高记集团权责手册(试行版)》与《核心跨部门协同流程(V1.0)》,终于在一个周一的清晨,以集团总裁办正式文件的形式,下发到了所有中层及以上管理者的办公系统。
文件包并不算太厚,但拿在手中,每个人都感受到了一种沉甸甸的分量。这不仅仅是几页纸,它是即将重塑“高记”内部运行规则的法典,是那幅宏大组织架构蓝图上填充的具体脉络。
销售总监坐在电脑前,点开了《权责手册》的pdF文件。他直接跳转到销售管理部分,逐字逐句地阅读。上面清晰地界定了销售部在客户信用审批、价格浮动区间、促销活动审批、新品引入建议等方面的权限和需要上报的层级。相比以前模糊的“请示高总”或“跟林总商量”,现在有了明确的金额标准和流程节点。他注意到,在一定的价格区间和信用额度内,他拥有了终审权,这让他微微松了口气,但超出范围则需要经过财务总监乃至高辉的审批,这又让他感到了无形的约束。
生产部的一位主管则更关注《协同流程》中关于“生产计划变更”的部分。流程明确规定,任何因销售预测调整或紧急订单导致的计划变更,必须通过ERp系统提交正式申请,经由销售确认、生产计划员评估、生产总监批准后,方可执行。同时,必须将变更原因和对其他订单的影响记录在案。“这下麻烦了,”他下意识地想,“以前打个电话、发条微信就能解决的事情,现在要走这么复杂的流程。”但他也看到,流程后面附了例外情况处理指引,对于真正的紧急状况,有简化的快速通道,只是事后必须补全记录并说明原因。
一时间,公司内部的沟通方式悄然发生了变化。邮件和正式的工作联系单变得多了起来,口头承诺和即时通讯里的随意沟通明显减少。起初,这种转变带来了极大的不适和效率的“假性下降”。
一次典型的新产品促销方案讨论会上,矛盾集中爆发了。
市场部的一位经理按照新流程,提交了一份精心准备的“经典麻辣小龙虾调料”夏季促销方案,涉及价格折扣、渠道返利和线上广告投放。按照《权责手册》,方案需要经过销售部、财务部、供应链管理部(筹备中)会签,最后由林薇审批。
销售部首先提出异议,认为折扣力度不够,无法在竞品中脱颖而出;财务部则质疑促销费用占比过高,会影响单品利润,要求提供更详细的投入产出预测;负责供应链协调的同事(暂时由马明远兼任)则提醒,大规模促销需要提前备货,需要评估对现有生产计划和原材料库存的影响。
会议桌上,各方据理力争,引用的都是手册和流程中的条款。市场部经理被各种问题和要求弄得焦头烂额,感觉寸步难行。他忍不住抱怨:“以前这种方案,跟林总汇报一下,差不多就能定了。现在倒好,每个部门都能插一嘴,一个简单的事情变得这么复杂!这还怎么快速响应市场?”
类似的场景在不同部门间时有发生。有人觉得手续繁琐,束缚了手脚;有人觉得其他部门不配合,故意刁难;还有人抱着看笑话的心态,等着这套新“规矩”自己崩溃。
高辉和林薇密切关注着这些变化。他们没有急于介入具体争议,而是要求马明远收集初期运行中的问题和典型案例。
一周后,马明远整理了一份详细的初期反馈报告,放在了高辉的案头。报告里没有回避问题,列举了流程节点过多、部分权限设置不合理、部门间信息共享不畅等多个痛点。
“高总,阻力比预想的要大。”马明远坦诚道,“很多人还不习惯,也有部分人是在试探新规则的边界和我们的决心。”
高辉仔细翻阅着报告,点了点头:“正常。任何新规则的建立,都会经历一个‘混乱期’。关键是我们如何引导,让这个‘混乱期’变成‘磨合期’,而不是退回到老路上去。”
他指示马明远:“立刻成立一个‘流程优化响应小组’,由你负责,吸纳各核心部门代表参加。这个小组的任务,就是快速响应和处理试行期间反馈上来的问题。对于合理的建议,比如确实冗余的环节、明显不合理的权限,要敢于当场调整,发布优化通知,让所有人看到,我们推行新规不是为了制造麻烦,而是为了提升效率,并且我们愿意倾听和改进。”
“另外,”高辉补充道,“选取几个正面的案例,进行宣传。比如,因为严格执行了供应商评估流程,成功规避了一次潜在的原料品质风险;或者因为规范了合同评审,避免了一个可能造成损失的条款。让大家看到,‘规矩’确实在发挥作用,在保护公司和每个人的利益。”
马明远领命而去。“流程优化响应小组”迅速成立,并公布了内部沟通渠道。起初,质疑和抱怨居多,但渐渐地,一些建设性的修改建议也开始出现。小组快速响应,对于明显不合理的节点,在经过评估后确实进行了简化或调整,并第一时间发布公告。
同时,林薇也在管理层周会上,特意表扬了遵循新流程、成功协同完成了一次重要客户定制订单的团队,并分享了其过程。高辉则在不同的场合,反复强调:“规矩不是死的,是为人服务的,是为企业健康发展服务的。我们的目标,是在无序和僵化之间,找到最适合‘高记’现阶段的那条路。”
栓子那边,也传来了好消息。他被正式任命为“技术研发中心”的首席技师,不再负责具体的生产排班管理,但依然是所有工艺标准和核心配方变更的最终“感官裁判”。他带着他那几个已经渐渐入门的徒弟,成立了一个“风味攻坚小组”,专门解决生产过程中遇到的风味稳定性难题,并开始系统性地整理和测试“风味探索官”社群中收集到的那些高票创意。摆脱了行政琐事的栓子,仿佛焕发了第二春,干劲十足。
不知不觉中,最初的强烈抵触情绪开始慢慢软化。当人们发现,提出合理的意见真的会被采纳,当看到因为遵守流程而避免了实实在在的损失,当意识到清晰的权责确实减少了部门间的扯皮,一种对新规则的初步认同开始悄然滋生。
邮件往来虽然多了,但指令更清晰,责任更明确;会议虽然有时争论激烈,但目标更聚焦,决策依据更充分。
“通则”,正在从一纸文书,缓慢而坚定地,渗透进“高记”日常运行的毛细血管中。阵痛仍在继续,但希望已然萌发。通往“百味归心”的道路,就在这一次次的碰撞、调整与坚持中,被一点点拓宽、夯实。
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